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So nutzen Sie Kalender im Büroalltag

Ein Kalender ist mehr als nur Papier und Zahlen: Er ist ein Alltagsbegleiter, auf den wir nur schwer verzichten können. Er hilft uns, unsere privaten und geschäftlichen Termine zu planen und zu strukturieren und alles Wichtige im Blick zu behalten. Wir von Nottbeck stellen Ihnen unsere drei beliebtesten Kalendertypen vor.

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Immer im Blick: Der Mega-Posterplaner von Athesia im Teambüro.

Kalender ist nicht gleich Kalender. Je nach Einsatzgebiet eignen sich für einige Aufgaben bestimmte Kalender besonders gut: Planen Sie mit dem XXL-Wandkalender gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen Urlaube, Messen oder Events. Führen Sie einen persönlichen Tischkalender für die tägliche Organisation und hängen Sie in der Betriebsküche einen hübschen Team-Kalender auf, in den Sie Geburtstage, Feiern und allgemeine Notizen eintragen können.

Der XXL-Wandkalender: Teamplanung im Posterformat  

Ein großer Wandplaner im Gemeinschaftsbüro ist perfekt für die langfristige Koordination von Messen, Urlauben oder Firmenevents geeignet. Hier sehen alle Kollegen und Kolleginnen auf einen Blick, was wann ansteht und wen es betrifft. "Colour Coding" ist dabei das Stichwort: Jedes Teammitglied bekommt eine eigene Farbe und markiert im Kalender die persönlichen Urlaubszeiten oder wann er oder sie beispielsweise auf einem ganztägigen Auswärtstermin ist. So ist allen sofort klar: "XY ist heute nicht im Büro". Ebenso bekommen einzelne Events oder Messen eine eigene Farbe. In einer Art Legende wird dann tabellarisch festgehalten, wer oder was hinter der Farbe steckt.

Manchmal gibt es aber auch wichtige Einzeltermine, die die ganze Gruppe betreffen, wie zum Beispiel einen Betriebsausflug. Diese können Sie auf kleine Klebezettel schreiben und auf die entsprechende Datumszeile kleben. So heben Sie die Termine besonders hervor und können sie bei Bedarf noch "verschieben" indem Sie den Zettel umkleben.  

Wichtig ist, dass alle den Mega-Posterplaner gut einsehen können. So erfassen alle mit einem Blick die wichtigen Informationen: Ist der Kollege XY zu einem bestimmten Zeitpunkt außer Haus? Wann ist die Fachmesse oder ein bestimmter Abgabetermin?

Termine klar und übersichtlich mit Colour Coding.

Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Farbe.

Ihr ganz persönlicher Office-Assistent: Der Tischkalender

Ein Tischkalender hilft Ihnen, Ihre privaten und geschäftlichen Termine zu organisieren und Tage und Wochen zu strukturieren. Er liegt direkt auf dem Schreibtisch, immer im Blick und schnell erreichbar. Dafür müssen Sie keinen Rechner hochfahren, brauchen keinen Strom oder Akku – ein einfacher Bleistift reicht. Handgeschriebenes kann sich das Gehirn auch wesentlich besser merken als Dinge, die man nur eintippt. Außerdem fühlen sich die Aufgaben und Termine, die Sie schriftlich in Ihren Kalender eintragen, verbindlicher an und gehen im allgemeinen Alltagstrubel nicht so schnell unter.  

Sie können sich für Ihren Wochenquerplaner auch eine ganz persönliche Ordnungsstruktur schaffen – mit Farbmarkierungen, einem individuellen Abkürzungssystem oder kleinen Erinnerungshilfen. Unser Tipp von Nottbeck: Tragen Sie Termine nur mit Bleistift ein, dann können Sie diese ganz einfach ändern oder ausradieren.  

Auch im Sinne von Achtsamkeit und Entschleunigung bekommt ein analoger Tischkalender – im Zeitalter der allgemeinen Digitalisierung – einen besonderen Wert. Schreiben Sie per Hand, fühlen Sie das Papier, blättern Sie vor und zurück, sehen Sie zu, wie der Kalender sich täglich verändert. Vielleicht entwickeln Sie eine Art Morgenroutine im Büro? Holen Sie sich einen Kaffee, schlagen Sie Ihren Tischkalender auf und planen Sie erst mal den Tag! Mit einem analogen Kalender halten Sie Ihre Zeit sprichwörtlich in Ihren Händen.

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Halten Sie im Tischkalender von Athesia private und geschäftliche Termine fest.

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Tragen Sie Termine mit einem Bleistift ein – so können Sie sie leichter ändern.

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Schaffen Sie sich ein eigenes Ordnungssystem.

Der "gaaanz viel Platz" Planer – perfekt für die Teeküche  

Für wichtige Termine und Erinnerungen die wirklich alle mitbekommen sollen, die aber vielleicht nicht zwingend etwas mit dem Job zu tun haben, ist ein Kalender in der Teeküche der perfekte Ort. Denn hier kommt garantiert jeder täglich vorbei und verbringt ein paar Minuten beim Kaffeekochen und Co.

Der Planer mit "gaaanz viel Platz" von Athesia eignet sich beispielsweise besonders gut, denn er lässt sich sehr frei gestalten: Auf der linken Seite ist ein breites Kalendarium, das Sie mit vertikalen Linien in verschiedene Bereiche einteilen können. Zum Beispiel "Küchendienst", "Obstkorb holen", "Geburtstage" und vieles mehr. Mit kleinen thematisch passenden Stickern oder Zeichnungen können einzelne Tage markiert werden. Kleine Kaktus-Sticker könnten zum Beispiel die Daten markieren, an denen die Büroblumen gegossen werden sollen (und von wem).

Die rechte Hälfte jedes Monatsblatts ist frei für alle möglichen Notizen. Vielleicht lädt jemand hier unbürokratisch zum gemeinsamen Apérol nach Feierabend ein? Oder ein Kollege erinnert: "Milch ist alle – wer kauft neue?" Bestenfalls hängt neben dem Kalender direkt ein Stift, dann kann jeder unkompliziert etwas eintragen. Auch als Pinnwand leistet der Planer gute Dienste: Zum Beispiel, um die Bestellkarte vom neu entdeckten Thai-Imbiss als Info für die anderen Kollegen anzuheften.

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Termine fröhlich bunt in Szene gesetzt.

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Immer griffbereit am Kalender: Ein Stift zum sofort Losschreiben.

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Teamwork in der Teeküche.

Bei uns finden Sie für jede Aufgabe den richtigen Kalender


In unserem Ladengeschäft in Lingen finden Sie, neben den drei hier vorgestellten Kalendertypen, viele weitere Kalender und Planer. Eine große Auswahl an Kalendern fürs Büro finden Sie auch in unserem Firmenkunden Onlineshop.